Helsingborgshem
Helsingborgshem er et offentligt boligselskab, der blev grundlagt i 1946 og ejes af Helsingborgs kommune. Selskabets mission er at skabe attraktive boliger, der bidrager til byens vækst, udvikling og tiltrækningskraft som boligområde.
Helsingborgshem har også til opgave at deltage i byudviklingsarbejdet, sikre gode serviceydelser i de forskellige bydele og bidrage til at gøre Helsingborg til en åben og inkluderende by samt fremme fællesskab og sikkerhed. Den samlede ejendomsportefølje omfatter ca. 12.000 lejligheder og 200 erhvervslokaler fordelt på omkring 30 forskellige boligområder.
Virksomheden er nu vokset til at omfatte mere end 250 medarbejdere, og statistikker viser, at cirka en ud af syv indbyggere i Helsingborg bor i en ejendom, der ejes af Helsingborgshem. Virksomheden skal drives efter kommercielle principper på en måde, der fremmer langsigtet bæredygtig udvikling, både økonomisk, socialt og økologisk.
Da det var tid for Helsingborgshem's IT-afdeling at begynde at lede efter et nyt, mere moderne og brugervenligt ITSM-system, rettede de hurtigt deres opmærksomhed mod Freshservice. Efter nøje overvejelse besluttede de at vælge det som deres nye løsning og at engagere Synerity deres lokale partner.
Vi havde tidligere et forældet sagsstyringssystem, der simpelthen ikke længere opfyldte vores forventninger og behov. En af grundene til, at vi valgte Freshservice vores nye løsning, er, at vi tidligere havde haft gode erfaringer med platformen i organisationen, og jeg har selv været involveret i implementeringen af den på tidligere arbejdspladser. Freshservice ikke så besværlig som mange af de andre store aktører, og dens enkelhed gør det nemt at administrere det daglige arbejde, selv for begyndere. Derudover kræver det ikke meget rådgivning, men giver os mulighed for selv at stå for en stor del af udviklingen. De fleste af de løsninger, vi køber i dag, er SaaS-løsninger, så vi ikke behøver at bekymre os om vedligeholdelse og opdateringer, siger Filip Landén, IT Delivery Manager hos Helsingborgshem.
Filip fremhæver også fordelene ved at have en svensk partner, der også er baseret i samme by. Og han er imponeret over den viden og ekspertise, som Syneritys konsulenter har bidraget med under implementeringen.
– Det har været rigtig godt at have et svensk konsulentfirma, der også er beliggende her i Helsingborg. Vi får konkret hjælp, når vi har brug for det, uden lange leveringstider. Synerity hjulpet os med at lægge fundamentet, oprette et reguleringsrammeværk og automatisere sagsfordelingen. De har også hjulpet os med integrationen med både vores tidligere og nuværende IT-partnere.
– Jeg må sige, at det er meget sjældent at komme i kontakt med konsulenter, der har så indgående kendskab til de systemer, de leverer. Der har ikke været et eneste spørgsmål, som de ikke har været i stand til at besvare eller finde en løsning på. De er meget opmærksomme, hvilket er uvurderligt for os som kunde. Vi gik live med integrationen med ATEA for tre måneder siden, og indtil videre er alt gået meget glat.
Samarbejdet fortsætter nu med regelmæssige evalueringer, og en ny selvbetjeningsportal vil også blive lanceret inden for kort tid. Der er også håb om, at flere processer og afdelinger kan flyttes over i systemet på lang sigt.
– Vi fortsætter med at afholde kvartalsvise evalueringer med Synerity søger hjælp, når behovet opstår. Indtil videre er det primært IT-afdelingen og de medarbejdere, der arbejder med os på forskellige måder, der har adgang til systemet. Men hvis vi ser, at der er symbiotiske effekter fremadrettet, er vi selvfølgelig åbne for at bringe flere afdelinger og medarbejdere ind i systemet. Vi har blandt andet set på at flytte HR-onboarding-processer ind i platformen. Derudover er vi i gang med at lancere vores selvbetjeningsportal, hvor vi får brug for Synerity hjælp Synerity at opsætte forskellige formularer osv. Vi har store forhåbninger om, at dette i sidste ende vil forenkle og strømline vores arbejde, afslutter Filip Landén.
"Jeg må sige, at det er meget sjældent at møde konsulenter, der har så indgående kendskab til de systemer, de leverer."
Udfordringen:
Udskiftning af det tidligere ITSM-værktøj, som ikke længere opfyldte Helsingborgshems forventninger og behov, med Freshservice. En mere moderne og brugervenlig løsning, der har givet et bedre overblik og bedre styring af aktiver (CMDB) samt mere effektiv sagsbehandling.
Løsningen:
Synerity udfordringenSynerity og samarbejdede med Helsingborgshem om at implementere Freshservice yderligere at strømline og automatisere IT-afdelingens sagsbehandling. Fokus har været på at gøre løsningen nem at administrere og bygge videre på, så kunden kan tilføje flere processer og afdelinger efter behov. Synerity også ydet assistance med integration med en hardwareleverandør og afholdt kurser og workshops på stedet hos kunden.
Resultatet:
Takket være Freshservice har Helsingborgshem Freshservice et fuldt udbygget sagsstyringssystem, der giver dem fuldstændig overblik over deres sager og aktiver og gør det muligt for dem at overvåge serviceniveauet. Over tid har vi også set en stigning i antallet af brugere i systemet, og der er potentiale for at tilslutte flere brugere og afdelinger i fremtiden. Helsingborgshem er en fremragende partner, der har vist stort engagement og hurtigt er blevet selvforsynende i systemet. Efter implementeringen Synerity fortsat som en støttende partner med løbende gennemgange for at optimere brugen og sikre, at løsningen fortsat skaber værdi over tid.
