Transportstyrelsen
Det svenske transportagentur er en svensk statslig myndighed, der er ansvarlig for regulering, godkendelse og tilsyn inden for transportsektoren, herunder vejtrafik, jernbaner, skibsfart og luftfart. Dets opgaver omfatter udstedelse af kørekort og tilladelser, registrering af køretøjer og afgørelser om inddragelse af kørekort samt håndtering af afgifter og gebyrer i forbindelse med køretøjer.
Transportstyrelsen har kontorer 12 forskellige steder i landet og har i øjeblikket omkring 2.000 ansatte. Størstedelen af dens aktiviteter er baseret i Borlänge, Norrköping og Örebro, og styrelsen hører under Ministeriet for Landdistrikter og Infrastruktur.
I flere år Synerity haft det privilegium at være svensk partner for det svenske transportagentur, en rejse, der nu fortsætter med deres valg af Halo som deres nye ITSM-løsning.
Vi havde allerede et meget godt samarbejde med Synerity, da de var vores lokale partner for vores tidligere løsning, Cherwell. Da det blev klart, at platformen på sigt ville blive udfaset, begyndte vi at undersøge markedet for at finde en passende erstatning, og vi valgte HaloITSM. Vi kunne godt lide Halo Solutions' koncept, og det føltes som en spændende og frisk løsning, der kunne opfylde mange af vores krav. Da det viste sig, at Synerity var blevet partner med Halo, var det meget nemt at skifte løsning og beholde den samme partner, siger Martin Fernström, systemadministrator/systemtekniker hos det svenske transportagentur.
– I starten gik det meget hurtigt, og vi var meget taknemmelige for, at Synerity reagere så hurtigt. Vi fik næsten med det samme tildelt tre konsulenter, og vi har flyttet stort set alle processer og funktioner til HaloITSM. Det har krævet en del arbejde, men samtidig er det værd at lægge et par ekstra timer i det for at få det præcis, som man ønsker det. Syneritys konsulenter har været en stor hjælp, og det var selvfølgelig også en fordel, at de allerede var fortrolige med virksomheden. Vores hovedprioritet var at få hjælp til alle integrationerne. Når man arbejder med en offentlig myndighed, er der også et krav om, at man er fysisk til stede på stedet for at udføre arbejdet.
Martin mener, at den nye platform har givet IT-afdelingen et løft i både funktionalitet og fleksibilitet. Det har også været en stor fordel at have en partner, der virkelig forstår, hvad man har brug for at få ud af systemet.
Vi gik live med HaloITSM i slutningen af maj, og indtil videre er det kun IT-afdelingen, der arbejder med løsningen. Det er et helt andet system end det, vi arbejdede med før, og det giver langt større muligheder for udvikling, effektivitetsforbedringer og automatisering. Overordnet set føles det meget moderne, og det er effektivt at arbejde i systemet. Det er også lærerigt og let at lære. Vi er dog stadig i en finjusteringsfase og er i gang med at ændre både vores processer og vores arbejdsmåde.
– Jeg vil også gerne benytte lejligheden til at give Halo's organisation et stort bifald, da de er meget lydhøre over for al feedback og ivrige efter at høre om alle anvendelsestilfælde. De forbedringer, vi har anmodet om, vises ofte i kommende release notes, og vi modtager altid hurtige og hjælpsomme svar fra både Halo og Synerity. Vi sætter pris på tæt samarbejde med vores partnere og modtager statusrapporter om, hvad der sker med opdateringerne til systemet. Og selvom Synerity er ret nye i systemet, har de gjort deres absolut bedste for os og virkelig lyttet til vores behov. Det er et meget fleksibelt og givende samarbejde, som vi ser frem til at fortsætte, afslutter Martin Fernström.
"Det er et helt andet system end det, vi arbejdede med før, og det giver langt større muligheder for udvikling, effektivitetsforbedringer og automatisering."
Udfordringen:
I 2018 etablerede det svenske transportagentur en lokal ITSM-løsning i Cherwell med hjælp fra Synerity. De centrale processer – hændelser, anmodninger, problemer, ændringer og viden – var på plads sammen med flere interne integrationer. Efter et par år blev udfordringen tydelig: en høj forandringshastighed, øgede krav til brugeroplevelse og rapportering, mens teknisk gæld og tilpasninger gjorde administrationen besværlig. Agenturets krav til datakontrol, sporbarhed og drift inden for sit eget netværk betød også, at der skulle ske en platformændring on-premises uden at gå på kompromis med stabilitet eller sikkerhed.
Løsningen:
I 2024/2025 blev der i samarbejde med Synerity gennemført en gradvis overgang til HaloITSM – stadig on-premises. Vi startede med en målvision og proceskortlægning, kortlagde Cherwell-objekter til Halos datamodel og prioriterede "must-haves" til den første udgivelse. Data til centrale processer blev migreret med klare feltkortlægninger og kvalitetskontrol. Integrationerne blev moderniseret og standardiseret for at lette administrationen i agenturets miljø. Udrulningen blev gennemført i tre faser: pilot, parallel drift og kontrolleret overgang med hypercare. Agenter og procesejere blev uddannet, og der blev etableret en drifts- og administrationsmodel for kortere release-cyklusser, patch-rutiner og klare rollback-planer – alt sammen inden for Transportstyrelsens eget datacenter og sikkerhedsrammer.
Resultatet:
Resultatet blev en moderne, konfigurerbar ITSM-platform på stedet, der er hurtigere at udvikle og nemmere at eje. Behandlingstiderne er blevet reduceret, portalen og agentvisningen er mere intuitiv, og rapporteringen er mere nøjagtig. Processerne for hændelser/anmodninger/problemer/ændringer er blevet strømlinet, og viden er nemmere at finde og vedligeholde. Sidst, men ikke mindst, foregik overgangen uden væsentlige driftsforstyrrelser og med opretholdelse af datakontrol og sikkerhedsniveauer. Synerity som rådgivende partner for løbende optimering og videreudvikling af HaloITSM for det svenske transportagentur.
